PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
Conformément à Ia législation fédérale sur Ia protection de Ia vie privée, Gestion privée de placement Pembroke Ltée a adopté des pratiques en matière de confidentialité afin de protéger les renseignements personnels des clients.
Pembroke s’engage à protéger Ia vie privée de ses clients et considère que cette responsabilité fait partie intégrante des services qu’elle offre à sa clientèle. Tous les employés de Pembroke sont tenus de protéger Ia confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès. De plus, chaque employé signe, tous les ans, un code de déontologie qui comprend des dispositions sur Ia protection des renseignements personnels.
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels se composent d’informations qui permettent de vous identifier. Ils comprennent votre âge, votre situation familiale, vos antécédents de travail, votre numéro d’assurance sociale, vos antécédents de crédit, votre adresse résidentielle, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone à Ia maison.
Pourquoi avons-nous besoin de vos renseignements personnels?
Nous avons besoin de vos renseignements personnels afin d’établir des relations avec vous et de vous offrir le meilleur service possible, car nous pourrons vous servir d’autant mieux si nous vous connaissons bien. Votre signature, vos antécédents financiers, votre situation financière actuelle, votre numéro d’assurance sociale, votre âge et d’autres renseignements personnels du genre nous permettent :
- d’établir votre identité;
- de comprendre et d’évaluer votre admissibilité à nos produits et services;
- de vous protéger et de nous protéger contre les erreurs et Ia fraude;
- de nous conformer à Ia loi.
Comment obtenons-nous vos renseignements personnels?
Nous obtenons vos renseignements personnels principalement de vous. Toutefois, avec votre consentement, nous avons également Ia possibilité de nous adresser à d’autres sources qui peuvent comprendre, mais sans s’y limiter, votre conseiller ou courtier, d’autres institutions financières, etc.
Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :
- vous identifier;
- nous assurer que nos dossiers sont à jour;
- établir et administrer votre compte;
- exécuter vos transactions;
- maintenir, stocker, consigner et identifier les placements de votre compte et vos transactions;
- vérifier des renseignements déjà fournis, au besoin;
- vous donner, à vous et à vos représentants, des renseignements sur votre compte ou des relevés;
- vous fournir des états financiers, des reçus officiels, des procurations, des confirmations de transaction et d’autres renseignements pouvant être demandés ou nécessaires relativement à votre compte;
- vous offrir un service à la clientèle de qualité et un soutien pour vos besoins en matière de placement;
- protéger les intérêts de Pembroke, comme le recouvrement d’une dette; et
- répondre aux exigences des lois et des règlements.
À qui divulguons-nous vos renseignements personnels?
Vos renseignements personnels ne servent qu’aux fins convenues pour nous aider à vous offrir le meilleur service possible. Pembroke peut aussi fournir vos renseignements personnels à des tiers dans le seul but de répondre à vos besoins en matière de service.
Les tierces parties auxquelles nous pouvons fournir vos renseignements personnels comprennent :
- votre représentant financier;
- d’autres institutions financières, courtiers en valeurs mobilières et organismes de placement collectif;
- des tiers fournisseurs de services à forfait;
- le gouvernement du Canada, des provinces et territoires, des organismes gouvernementaux et de réglementation;
- tout autre établissement exigé par la loi.
Divulgation de vos renseignements personnels selon Ia loi
Pembroke peut être tenue de fournir vos renseignements personnels à la suite d’un mandat de perquisition, d’une ordonnance du tribunal ou de toute autre demande prévue par Ia loi.
Enregistrement et surveillance
Nous pouvons surveiller, enregistrer et conserver tout appel téléphonique ou communication électronique que nous avons avec vous. Cette procédure existe pour établir un registre précis des informations que vous avez fournies, s’assurer que vos instructions sont suivies correctement, garantir le maintien du niveau de service à la clientèle, résoudre les plaintes et les litiges, ainsi qu’à des fins de formation. Les enregistrements des appels et des communications électroniques sont détruits lorsqu’ils ne sont plus nécessaires à des fins commerciales, et toute information personnelle est sauvegardée conformément au présent accord.
OBTENTION DE VOTRE CONSENTEMENT
Avant d’ouvrir un compte chez Pembroke, vous devrez fournir certains renseignements personnels. En outre, vous devez donner votre consentement verbal ou écrit lorsque vous donnez ces renseignements personnels. Pembroke n’utilisera pas ces renseignements sans votre consentement et elle ne les utilisera que pour les fins convenues au moment où elle les a obtenues.
Retrait de votre consentement
Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement en vue de l’utilisation de vos renseignements personnels en communiquant avec Pembroke. Toutefois, il est possible que des exigences légales ou autres vous empêchent de retirer votre consentement. De plus, Ia décision de retirer votre consentement peut fortement limiter les services ou produits que Pembroke est en mesure de vous offrir.
Exactitude des renseignements personnels et accès à ceux-ci
Pembroke vous donnera accès sur demande à vos renseignements personnels et peut vous fournir une liste de tierces parties auxquelles vos renseignements personnels ont été fournis.
Si vous désirez modifier ou mettre à jour vos renseignements personnels, vous pouvez en faire Ia demande en tout temps. Veuillez noter que Pembroke ne peut modifier que les renseignements personnels qui lui sont nécessaires aux fins convenues.
Dans certains cas, il se peut que Pembroke ne puisse pas vous donner accès à certains renseignements en particulier, par exemple, i) des renseignements faisant référence à d’autres personnes, ii) des renseignements incluant des informations exclusives à Pembroke ou à ses filiales; iii) des renseignements détruits et iv) des renseignements trop coûteux à récupérer.
Où gardons-nous vos renseignements personnels?
Vos renseignements personnels sont conservés en format électronique ou papier dans les bureaux de Pembroke, de ses filiales ou de tiers fournisseurs de services. Vos renseignements peuvent aussi être gardés dans des installations de stockage hors site.
PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Pembroke a mis en œuvre des politiques, des procédures, des directives et des dispositifs pour protéger vos renseignements personnels. Nos employés et nos fournisseurs de services ont accès à vos renseignements personnels pour leur permettre d’exécuter les tâches liées à Ia prestation des services qui vous sont offerts.
Les renseignements personnels que vous nous fournissez ne seront utilisés qu’aux fins convenues au moment où nous les avons obtenus et seront conservés aussi longtemps que nous en aurons besoin pour vous fournir le service ou selon les exigences de Ia loi. Des mesures de sécurité, telles un mot de passe, l’accès limité à nos bureaux et registres, Ia sécurité de l’accès physique et le cryptage des données, ont été mises en place pour protéger vos renseignements personnels contre l’accès non autorisé, Ia modification, Ia perte, le vol ou l’utilisation malveillante.
